V rámci tohto nástroja sa môžete stretnúť s jeho viacerými podobami a interpretáciami jednotlivých písmen (niekedy Which inokedy Why a pod.). Podstatou však ostáva, že 5W1H slúži na čo najpresnejšie popísanie „fenoménu“, čiže niečoho, čo sa v skutočnosti stalo, resp. k čomu došlo. Pomáha nám zanalyzovať dôležité dostupné fakty ešte predtým ako sa pustíme do hľadania príčin. Častokrát sa totiž stáva, že sa tento zásadný krok preskočí alebo príliš urýchli a potom nás to nasmeruje úplne inou cestou. V praxi ide o systematické kladenie otázok roztriedených do jednotlivých kategórií, čím konkrétnejšie otázky sú, tým podrobnejší je výsledok. Netreba zabúdať, že nástroj je len akési „vodítko“ a nie je dôležité, či odpoviem na všetky otázky a čo k nim mám napísať, ale to, či mi pomohol dostatočne uchopiť situáciu a teda efektívne pristúpiť k ďalším krokom na jej vyriešenie.
Charles Kettering: „Problém dobre formulovaný sa stáva problémom napoly vyriešeným“
Niekoľko inšpirácií otázok podľa kategórií:
WHAT (ČO?)
- Čo je problém? Deformovaný tvar, parametre, výkon?
- Na čo konkrétne sa klient sťažoval?
- Čo sa reálne udialo?
- Čo mi daný problém spôsobuje?
WHEN (KEDY?)
- Kedy sa problém prvýkrát vyskytol?
- Ktorý deň, mesiac, fáza procesu?
- Pri akej kontrole, zmene, v akom čase?
- Počas, pred alebo po akej aktivite?
WHERE (KDE?)
- Kde bol problém objavený?
- Kde by mohol byť zachytený a bol/nebol?
- Kde na produkte, komponente, v ktorom sektore, na ktorom oddelení?
- Vyskytuje sa na viacerých miestach, oddeleniach, procesoch alebo len na konkrétnom?
WHO (KTO?)
- Kto ovplyvňuje, resp. neovplyvňuje vznik problému
- Je to problém jednotlivcov, tímu, zmeny
- Je možné, aby mal zamestnanec, jeho stav, či konanie vplyv?
- Boli zamestnanci adekvátne zaškolení
WHICH (AKÝ?)
- Aký trend alebo smer má problém?
- Aké je prepojenie/súvislosť s inými procesmi, oddeleniami, produktmi?
HOW MUCH (KOĽKO?)
- Aká je početnosť výskytu?
- Koľko ma daný problém stojí?
